Resmi yazışma kuralları

Resmi yazışma kuralları

RESMÎ YAZIŞMA KURALLARI

Tanımlar
• Resmî yazışma
• İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim
sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak
elektronik ortamda yürüttükleri süreci
• Belge
• Herhangi bir işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da İdare tarafından
hazırlanmış ve işlem için delil teşkil eden, el yazısı ya da güvenli elektronik
imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt
altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümandır.
• Doküman:
• Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan
ya da toplanan her türlü bilgiyi,
• Üst yazı:
• Belgenin, varsa ek listesi ve dağıtım listesi dâhil, ek hariç kısmını,
• ifade eder.

Tanımlar
• Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS):
• Başbakanlık tarafından yürütülen
• Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS)’nde yer alan ve
• idarelerin merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki birimlerinin
• Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı
alt sistemi,
• ifade eder.

Tanımlar ebys omü
• Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS):İdarelerin faaliyetlerini
yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümanın içerisinden, idare
faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri,
format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya
işlem için delil teşkil eden sistemin elektronik ortamda oluşturulmasıdır.
• Elektronik veri: Elektronik, optik veya benzeri yollarla üretilen, taşınan veya
saklanan kayıtları,
• Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle
mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan
elektronik veriyi,
• Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda
paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını,
• İmza oluşturma aracı: Elektronik imza oluşturmak üzere, imza oluşturma
verisini kullanan yazılım veya donanım aracını,
• İmza sahibi: Fiziksel ortamda üretilen belgeyi imzalayan veya elektronik
imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi, ifade eder.

Tanımlar
• Standart Dosya Planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda
oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek
konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla
geliştirilen ve Başbakanlık tarafından yayımlanan sınıflama şemasını,
• Üstveri (metadata): Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve
benzeri bilgileri,
• Yetkili Makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda
yürütme ve karar verme yetkisine sahip görevlileri,
• Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği,
alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik
sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan
zaman kaydını, ifade eder.

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında
Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar

Belgenin Özellikleri
Nüsha sayısı
• Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, paraflı
nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde en az iki nüsha düzenlenir.
Belgenin şeklî özellikleri
• Belgelerin A4 (210×297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde
hazırlanması esastır.
• Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.
• Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her
iki yüzü de kullanılabilir.
Yazı tipi ve harf büyüklüğü
• Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial”
yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır.
• Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto
olması esastır.
• Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin
yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir.
• Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri
metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.
• Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir.

Belgenin Bölümleri
•Yazı alanı
• Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenir.
• Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa ek numarası hariç hiçbir
ifade veya ibare yazılmaz.
Başlık
• Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği
bölümdür.
• Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.
• İlk satıra “T.C.” kısaltması,
• ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle,
• üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük
harflerle ortalanarak yazılır.

T.C.
ANKARA VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
Belgenin Bölümleri
•Sayı
• Belgelerde sayı bulunmasızorunludur.
• “Sayı:” yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk
bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.
• “Sayı:” sırasıyla; DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı
Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve
bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulur.
• Belgede hem birim evrak bölümü hem de genel evrak bölümü tarafından
verilen kayıt numarası bulunması hâlinde araya eğik çizgi işareti (/) konulur.
• Bu belgeler için belge kayıt numarası olarak genel evrak bölümü tarafından
verilen kayıt numarası dikkate alınır.
• Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt
numarası, başına “E.” ibaresi konularak yazılır. (Örnek: 69471265-902-E.4752).
Bu belgelerde sayı bilgisine belge üst verisinde veya belge üzerinde yer verilir.

•Konu
• “Konu:” yan başlığı, “Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır.
Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek
biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna
herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır.
• Konu bir satırı geçerse ikinci satır “Konu:” yan başlığının altı boş
bırakılarak yazılır.
•İlgi
• “İlgi” yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki
satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak
yazılır.
• İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin
belirtildiği bölümdür.
• Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt
makamlara “Rica ederim.”, üst ve aynı düzeydeki makamlara
“Arz ederim.” ibaresiyle bitirilir.
• Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan
yazışmalarda “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.
• Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda “Saygılarımla.”, “İyi
dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.”
ibareleriyle bitirilebilir
Ek
• Belgede ek olması hâlinde “Ek:” başlığı imza bölümünden sonra
uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan
başlanarak yazılır.
Belgenin sadece bir eki olması durumunda “Ek:” başlığının
sağında eki belirtecek ibareye yer verilir.

• Belgede birden fazla ek varsa “Ek:” başlığının altında ekler
numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir.
• Eklerin sayfa sayısı parantez içinde belirtilir. Birden fazla ek olması
durumunda eklerin üzerinde ek numarası yazı alanının sağ üst
köşesinde belirtilir.
• Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada
“EK LİSTESİ” başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir
Tekit yazısı
• Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba
tekit yazısı yazılabilir
• Uygun yazılmayan belgeler
• Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek
cevabi yazılarda, Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek
suretiyle muhatap uyarılabilir.
• Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, süreli belgeler hariç
müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.

Bir cevap yazın