Dosyalama sistemleri

Dosyalama Sistemleridosyalama sistemleri
• 1. Alfabetik:
• Dosya isimlerinin esas alınarak dosyaların alfabetik harf sırasına göre
sıralanmasıdır.
• Aynı harfle başlayan isimler veya konular aynı dosyalar içinde bulunur.
• Dosya içindeki belgeler gerekirse kendi içinde de konu ayrımına yine
alfabetik düzende oluşturulabilir.
• Dosya sayısı 10’dan fazlaysa “AA, AB, AC…” gruplanabilir.
• A B ….….Z
• Asalet Tasdikleri Başvurular Zirai Mücadele
• Atamalar Bonservisler Zarflar
• Araçlar Bakım-Onarım Zayiler
ugur.sokmen@maliye.gov.tr 53
• 2. Numerik / Desimal: Konuların duyulan ihtiyaca göre 1’den
başlayarak numaralandırılmasıdır. Konuların dağılımını
gösteren bir indeks oluşturulmalıdır
• 2.1 Seri numerik dosyalama sistemi:
• 1-99 100-199 200-299 300-399 400-499 …….. 900-999 AB BA CA DA EA … ZA AC BB
CB DB EB … ZB AD BC CC DC EC … ZC … … … … … … … AZ BZ CZ DZ EZ … ZZ
• her yeni dosya için bir numara açılır
• dosya numarasını belirten fihrist kullanılması gerekir
• kolay ve etkindir
• 2.2. Onlu /Decimal dosyalama sistemi:
• Ana Grup 1. Alt Grup 2. Alt grup
• 1. Personel • 1.1. Tahakkuk
• 1.2. İzinler • 1.3. …….. • 2. İhaleler • 2.1. Şirketler • 2.2. Piyasa araştırmaları • 2.2.1. CE belgeli firmalar • 2.2.2. …………

• 3. Coğrafi / Bölgesel:
• Kuruluşun iş ilişkisinde olduğu illere göre dosyalama yapılır. Aynı il içerisinde ilçelere,köyler göre de gruplanabilir
Dosyalama Sistemleri
• 4. Kronolojik:
• Dosyalamanın esasını tarihler oluşturur. Belgeler dosyalara; yıllara, aylara
ve günlere ayrılarak yerleştirilir. Yapılan işlerin günlü olması durumunda,
kronolojik dosyalama sistemi büyük kolaylıklar sağlar, borç ve alacak
işlemlerinin takibi için oldukça uygun bir sistemidir.
• 5. Karma:
• Dosyalama ihtiyacını karşılamak amacıyla birkaç dosyalama sisteminin
birlikte kullanılmasıdır. Karma dosyalamada, dosyalanacak belgeler önce
ana gruba ayrılır; daha sonra da bunlar birinci ve ikinci alt gruplara ayrılır.
6. Konusal:
• “aynı konu, aynı dosyada” ilkesine göre, aynı konu ile ilgili
bütün belgeler aynı dosyada toplanır. Konuya göre dosyalama
sisteminde, dosya planının hazırlanması gerekir. Dosya
planının kuruluştaki bütün işleri kapsaması zorunludur. Evrakın
konulacağı dosyanın belirlenmesi, kolaylıkla ve doğru olarak
yerine yerleştirilmesi, evrakın aranması ve kolaylıkla
bulunması iyi bir dosya planını gerektirir. Bu sistemde her
evraka, dosya kodu ve numarası yazılır. Dosya kodu genelde üç
harfli hatırlatıcı nitelikte kısaltmalardır. • Konu adlarına göre dosyalama sisteminde iki ayrı yöntem kullanılabilir. • 1. Sözlük yöntemidir. Bu yöntemde belirlenen konular sözlükteki gibi alfabetik sıra içinde
dosyalanır. • 2.Ansiklopedi yönteminde, birbiriyle ilgili konular bir araya getirilir, sonra her grup alfabetik
sıraya konur ya da ana konu grupları belirlenerek kotlanır ve bu ana grup altındaki her alt
gruba numara verilir. Ana grupların eğitim, muhasebe, pazarlama, personel, üretim …
şeklinde alfabetik esasa göre sıralandığını varsayalım. Bu durumda personel bölümünün
dosyaları örnekte görüldüğü gibi sıralanır

• Dosyalama süreci;
• Belgelerin dosyalanabilir olduğunun, kontrol edilmesiyle başlar ve
işlemden kaldırılmasına kadar geçen süredeki her tür aşamayı içerir.
• Dosyalama sistemine karar verilmesi: Sayısal, konusal, karma, v.b.
• Sistemin tasarlanması: İlgili planlamaların ayrıntılı olarak yapılması,
• İndeks hazırlanması: Dosya planında konu ana başlıkları ve alt başlıklarının
belirlenmesi ve personelin bilgilendirilmesi,
• Dosya açılması: Açılacak dosyaların belirlenmesi,
• Kodlanması: Seçilen sisteme uygun olarak dosyaların kodlamalarının
yapılması,
• Etiketlenmesi: Dosyaların üzerinin, sırtının ilgili kodlamaları içeren,
anlaşılır şekilde düzenlenmesi,
• Saklanması, izlenmesi,
• Arşivlenmesi,
• İmhası.
Arşivleme Süreci
• Arşiv Malzemesinin Saklanması
• Belli süreler içinde saklanan dosyaların saklanma aşamasına gelebilmesi için
işlemi bitmiş olması gerekir. Dosyalar bu amaçla tasnif edilirken ortaya üç grup
dosya çıkar:
• 1. İşlemi tamamlananlar,
• 2. İşlemi devam edenler,
• 3. İşlemi tamamlanmış olmasına karşın elde bulundurulması gerekenler.
• Kurum ve kuruluşlarda hangi dosyanın ne kadar süreyle saklanacağına ilgili kişi
ve komisyon karar verecektir, ancak; bu kararını verirken de mevzuat
hükümleri dosyaların saklanması hususunda kesin hükümler getirmişse bu
sürelerin aksini kararlaştıramayacaklardır.
Birim ve Kurum Arşivleri
• Kamu İdareleri, belirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme için “Birim Arşivleri”,
daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Kurum
Arşivleri”ni kurarlar. Kamu İdareleri, elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde
1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum arşivlerinde 10-14 yıl süre ile saklanır. Her
yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir.
İşlemi tamamlanır.
• Kamu İdarelerinin İlgili birimlerince, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk
kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk
üç ayı içerisinde arşive devredilir.
• Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki aslî düzenleri
bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim
edilir.
• Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum
arşivinde yapılır.
• Kurum arşivi ile taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv
malzemesi “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler” şeklinde ayrılarak,
hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu” (Ek: 5), varsa kayıt
defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.

Bir cevap yazın